В соответствии с цифровой стратегией на предприятии реализуется проект, связанный с автоматизацией производственных процессов. Для реализации проекта было необходимо упорядочить архивные документы на месторождениях, а именно произвести оцифровку технических архивов с опасных производственных объектов (месторождений) для их дальнейшей интеграции в корпоративную информационную систему управления техническими документами.
В рамках стратегии в качестве пилотной площадки для решения этой задачи было выбрано дочернее предприятие в Республике Коми. В случае успешной реализации проекта он должен быть тиражирован на все дочерние структуры ГК.
В связи с внушительным объемом работы по оцифровке архивов с 46 месторождений в компании был создан специальный проектный офис, курирующий всю деятельность по данному направлению. Приоритетной задачей специалистов проектного офиса стала организация электронного технического архива с системным подходом к хранению документов, удобными поисковыми инструментами и доступом к необходимому документу вне зависимости от его типа и вида из любого структурного подразделения. Цифровое хранилище документов, таким образом, позволяло отказаться от множества локальных бумажных архивов на местах, освободить полезные площади от неотсортированных документов и профессионально упорядочить весь технический информационный массив.
На первом этапе было принято решение об оцифровке архивов с 6 месторождений в течение одного года, чтобы в дальнейшем оценить объемы и скорость оцифровки документов всех 46 месторождений. Первый этап планировалось завершить в декабре 2022 года, а к концу 2023 года – реализовать весь проект. Однако при планировании первого (пилотного) этапа команда проектного офиса столкнулись с рядом проблем:
После выполнения силами ООО «ЕАЕ» практически 90% работы по оцифровке документов с шести месторождений, сотрудники проектного офиса заказчика столкнулись с проблемой структурированного хранения уже оцифрованного массива. Интегрировать их в корпоративную систему управления техническими документами пока невозможно, поскольку она еще не запущена в опытно-промышленную эксплуатацию (ОПЭ). Более того, встал вопрос физического размещения уже оцифрованных документов.
В итоге команда заказчика вернулась к рассмотрению предложения ООО «ЕАЕ» о создании индексированного каталога, который возможно формировать и дополнять по мере оцифровки документов, а в последующем посредством простых программных инструментов обработать файлы и интегрировать каталог в разрабатываемую систему. Подход к размещению оцифрованных документов был скорректирован в пользу создания такого каталога, а ООО «ЕАЕ» предоставило собственный ИТ-ландшафт для его физического хранения.
На сегодняшний день продолжается работа по сканированию документов и их размещению в дерево каталога, сформированного сотрудниками проектного офиса в разрезе месторождений, объектов, подобъектов и типов документации. Специалисты ООО «ЕАЕ» ведут реестры документов, в которых указывают уникальные имена оцифрованных и обработанных документов в каталоге.
Все скан-образы документов доступны для работы специалистов заказчика уже сейчас. По факту сдачи системы управления техническими документами в ОПЭ каталог будет передан на интеграцию в данный корпоративный информационный ресурс.
