Оцифровка документов

Бизнес-цели

Снижение затрат.

Использование электронных документов значительно уменьшает потребность в бумаге, канцелярских принадлежностях и расходных материалах для принтеров. Снижение расходов на аренду помещений и привлечение персонала для работы с архивом

Экономия времени сотрудников.

Процесс обработки документов становится быстрее и проще: не требуется печать, перенос на подпись, курьерская доставка или отправка по почте. Электронные документы позволяют создавать шаблоны и автоматизировать процессы согласования, что обеспечивает мгновенное попадание документов к нужным исполнителям.

Повышение безопасности хранения.

Оцифрованные документы хранятся в защищенном виртуальном облаке, что обеспечивает их сохранность и защиту от несанкционированного доступа. Электронная система позволяет отслеживать каждый шаг обработки документов, включая подписи и отправки, что минимизирует риск ошибок и потерь.

Снижение физической нагрузки на документы.

Наличие электронных копий уменьшает потребность в использовании оригиналов, что продлевает их срок службы, особенно актуально для ветхих и часто используемых изданий. При этом появляется мгновенный доступ к электронному архиву документов из любой локации.

Редактирование и анализирование.

Электронные копии легко поддаются цветокоррекции, повышению резкости и распознаванию текста, что открывает новые возможности для систематизации и поиска данных.

Компактное хранение больших объемов данных.

Современные накопители информации позволяют хранить тысячи страниц, занимая минимальное физическое пространство, что решает проблему нехватки места в архивах и библиотеках.

Основными клиентами компании «ЕАЕ» в сфере обработки и ввода данных являются предприятия группы компаний «ЛУКОЙЛ». Мы выступаем ключевым подрядчиком по оцифровке текущих первичных документов и проектной документации для крупнейшей нефтегазовой компании России, а также для предприятий химической, энергетической и транспортной отраслей, и логистических компаний.
В нашем портфолио насчитывается 35 заказчиков, и мы успешно выполняем обязательства по 50 контрактам одновременно в 32 городах с привлечением квалифицированного персонала. По запросу клиентов мы предоставляем услуги на собственном высокотехнологичном оборудовании, включая оцифровку, графическую обработку и каталогизацию технической документации различных форматов.

Услуги оцифровки документов

В перечень предлагаемой нами услуги по оцифровке документов входят:

Подготовка документов к оцифровке, проверка на корректность (шрифты, масштаб и т.д.), а также их систематизация

Процесс оцифровки или сканирования документов без нанесения вреда оригиналам

Графическая обработка файлов (свето- и цветокоррекция, сшивка и т.д.), а также улучшение читаемости ветхих документов

Обработка и проставление порядковых номеров и других условных обозначений на всех документах

Процесс подготовки всех бумажных документов для архивного хранения

Создание и ведение каталогов или справочников с файлами на любом носителе информации

Консультирование клиентов по любым вопросам оцифровки или сканирования документов

Создание электронных копий в форматах PDF, DjVu, TIFF и многих других (разного качества и объёма)

Размещение данных на специальных хранилищах для долговременного хранения

Создание электронного архива организации

Электронный архив – это собрание документов в цифровом виде и система хранения, которая предполагает определенные принципы регистрации, архивирования и систематизации данных. К преимуществам такой системы можно отнести защиту от порчи и несанкционированного доступа посторонних лиц, экономию места, а также возможность удаленного использования необходимых документов.

Создание электронного архива документов – это прежде всего обеспечение надлежащих условий хранения цифровой информации. Согласно законодательству, срок хранения, например, трудовых договоров составляет 75 лет в течение всего этого времени они должны оставаться легитимными. Согласно 63-ФЗ, документы на цифровом и бумажном носителях равнозначны и заверяются подписью уполномоченного лица.

Электронные архивы документов можно разделить на две группы: временный срок хранения и постоянный. Для каждого из таких подразделов требуются отдельные системы хранения:

Оперативные, где находятся документы сроком хранения до 10 лет и регулярно требуются для работы с ними;
Долговременные, где собираются документы, не требующие постоянного использования.

Как только срок хранения цифровых и бумажных документов истекает, необходимо провести экспертизу ценности, составить акт и уничтожить все данные.

Компания ЕАЕ-Консалт предлагает услуги оцифровки документов любых форматов и масштабов. Наш многолетний опыт на рынке позволяет работать с проектами разной сложности в любых отраслях. Узнать стоимость оцифровки архива можно у наших менеджеров, оставив онлайн-заявку на сайте.

Результаты оцифровки документов и создания электронного архива

Удобный каталог в виде дерева директорий, который позволяет размещать файлы на любом носителе информации, и база данных информационной системы для хранения цифровых копий.

Легкий поиск документов в каталоге по ключевым признакам, утвержденным вашей компанией.

Свод в формате электронных таблиц с перечнем скан-копий документов с соответствующими признаками содержания документов.

База данных информационной системы по хранению цифровых копий документов

Стоимость оцифровки документов и создания электронного архива

Стоимость

Простой архив: 90% документов
в формате А4(100000листов)

1 млн руб. за 3 месяца

Узнать больше