Корпоративный электронный архив

Корпоративный электронный архив (ЭА) документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности обеспечивает выполнение следующих функций:

  • упорядоченное, структурированное хранение скан-образов документов в электронном архиве с обеспечением доступа к ЭА сотрудникам бухгалтерии и других подразделений компании в соответствии с имеющимися полномочиями;
  • сканирование, обработка и публикация в электронном архиве документов, находящихся на временном и постоянном хранении в архиве компании;
  • оперативная (текущая) публикация документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности в ЭА сотрудниками бухгалтерии с поддержкой режимов ручного и автоматического создания карточек скан-образов и автоматизированным связыванием скан-образов и карточек на основе использования технологии штрихового кодирования;
  • интеграция ЭА со смежными информационными системами, эксплуатирующимися в компании, как с целью установления ссылочных связей, так и по задачам обмена нормативно-справочной информацией;
  • формирование выборок скан-образов документов с использованием механизмов атрибутивного и полнотекстового поиска. Формирование динамически обновляемых запросов, формирование составных документов и комплектов документов;
  • архивирование данных учетных систем (использование ЭА в качестве средства хранения транзакционных и иных данных низкой востребованности).

Электронное Хранилище Документов (ЭХД) представляет собой программно-аппаратный комплекс, ориентированный на решение задач оперативного сканирования, хранения электронных документов и обеспечение территориально распределенного доступа к отсканированным документам. ЭХД является составной частью общего Корпоративного Электронного архива. По окончании срока хранения документов в ЭХД обеспечивается возможность группировки документов в соответствии с номенклатурой архивных дел, принятой на предприятии, и передачи их на постоянное хранение в Корпоративный Электронный архив предприятия.

Электронное Хранилище Документов состоит из следующих функциональных модулей:

  • Подсистема сканирования и распознавания:
    • импорт новых электронных документов (импорт происходит через разные станции сканирования разными пакетами);
    • предварительная обработка скан-образов документов (автоматическое определение ориентации, исправление перекоса и т.д.);
    • осуществление процесса атрибутивного или полнотекстового распознавания и конвертации изображений и PDF-файлов;
    • экспорт скан-образов в формат PDF (присвоение имени исходящему файлу по распознанному штрих-коду документа);
    • связывание скан-образов с карточками документов в ЭХД;
    • заведение новых карточек при поступлении скан-образов документов, которые еще не были учтены в ЭХД.
  • Подсистема обмена данными. Совокупность программных и аппаратных средств, предназначенных для обеспечения взаимодействия ЭХД и сторонних корпоративных информационных систем, решает следующие задачи:
    • архивирование электронных документов корпоративных информационных систем с их последующим хранением в ЭХД;
    • предоставление ссылки на документ, хранящийся в ЭХД;
    • перенос атрибутивной метаинформации документов из корпоративных систем в ЭХД;
    • перенос транзакционных данных информационных систем в ЭХД для архивного хранения.
  • Подсистема хранения документов:
    • централизованное структурированное хранение электронных копий документов и соответствующей им атрибутивной информации;
    • автоматизация бизнес-процессов, связанных с хранением и управлением электронными документами в архиве;
    • предоставление доступа пользователям к ЭХД согласно их правам и ролям;
    • заведение, редактирование карточек документов в ЭХД;
    • организация жизненного цикла документов в ЭХД с использованием различных состояний документов;
    • атрибутивный, полнотекстовый, смешанный поиск электронных документов;
    • организация одновременного доступа пользователей к электронным документам;
    • просмотр и редактирование атрибутов найденных электронных документов;
    • управление версиями электронных документов и атрибутов;
    • просмотр, печать, экспорт из ЭХД электронных копий документов;
    • реализация функционала дополнительных сервисов согласно потребностям заказчика.

ЭХД поддерживает интеграцию с корпоративными системами:

  • ИСУ НГДО;
  • ИСУ «Сбыт»;
  • ИСУ «Переработка»;
  • ИСУ «ЛУКОЙЛ»;
  • Корпоративные ИСУ, реализованные на базе 1С;
  • КСЭД и АД;
  • КССС.